CAPÍTULO IV

ADMINISTRAR UN ESTUDIO. El método.

¿Qué entendemos por administrar?

Genéricamente administrar es organizar los bienes económicos propios o ajenos; pero en el caso que nos atañe podríamos concretarlo en:

ORGANIZAR EL ESTUDIO Y ASIGNAR LOS RECURSOS DE LA MANERA MÁS EFICAZ POSIBLE PARA AUMENTAR EL BENEFICIO, BASÁNDOSE EN DATOS FIABLES.

El método básico para administrar cualquier estudio de arquitectura se basa en:

MODELO – REALIDAD – DESVIACIONES – CORRECCIONES

Con MODELO nos referimos a las expectativas deseadas para nuestro estudio en ese año, representado en una herramienta de trabajo denominada PRESUPUESTO.

Con REALIDAD nos referimos a los datos fiables sobre nuestra actividad, datos que hemos ido recabando, para ello utilizamos una herramienta denominada CONTABILIDAD.

Con DESVIACIONES nos referimos a comparar las diferencias entre los datos fiables recabados de la realidad y los estimados en el modelo original o presupuesto, es a lo que denominamos CONTROL PRESUPUESTARIO.

Con CORRECCIONES nos referimos a las políticas o estándares a implementar para que se alcance el objetivo propuesto en el modelo original o presupuesto. A esto es a lo que denominamos MEDIDAS CORRECTORAS.

Esto podría quedar resumido esquemáticamente en el siguiente ideograma:

Comenzaríamos el proceso planteando el MODELO de estudio que queremos para el ejercicio siguiente. Una estimación de cuánto queremos ingresar, cuanto gastar y cual queremos que sea el beneficio de nuestro estudio para el año próximo. De esta manera elaboramos nuestro PRESUPUESTO. En mi caso para elaborar el presupuesto utilizo los datos de ingresos y gastos de ejercicios anteriores y viendo la tendencia de los mismos y apostando por el modelo de negocio que persigo, monto una estimación para el ejercicio por comenzar.

Seguiríamos el proceso recabando datos de la REALIDAD, midiendo el desempeño real del estudio, para ello utilizaremos la CONTABILIDAD. Dependiendo del tamaño del estudio puede ser necesaria una CONTABILIDAD FINANCIERA o simplemente una CONTABILIDAD DE CAJA. En mi caso, de estudio unipersonal, llevo una contabilidad de caja separando ingresos y gastos. Ordenando los primeros por tipos de trabajo (proyectos, urbanizaciones, demoliciones, tasaciones, publicaciones,…) y los segundos clasificándolos por tipos (gastos variables y gastos fijos directos o indirectos) y conceptos (seguro, gasolina, fungibles,etc,…)

Cada cierto tiempo deberemos dedicar un tiempo a examinar las DESVIACIONES que se están produciendo entre la realidad y el modelo propuesto y a reflexionar las razones que han producido esas diferencias, para posteriormente implementar las correcciones oportunas. A esto le llamaremos CONTROL PRESUPUESTARIO. En mi caso suelo realizar yo la contabilidad del estudio y a final de trimestre, antes de los compromisos fiscales, hago una comparativa de los datos de desempeño real obtenidos de la contabilidad con las expectativas del presupuesto. Marco las desviaciones, distinguiendo las positivas de las negativas y preguntándome por las razones que las han producido.

Finalizaríamos el proceso implementando CORRECCIONES que nos ayuden a recuperar la senda planteada en el presupuesto mediante políticas o estándares o también denominadas MEDIDAS CORRECTORAS. En mi caso si han aumentado los gastos con respecto al presupuesto procedo a renegociar con los proveedores o a buscar otros nuevos, planteo la posibilidad de invertir para el año que viene en nueva maquinaria,… o si han disminuido los ingresos hago mayor hincapié en la búsqueda activa de nuevos clientes.

Este sería el método y el procesopara la administración de un estudio de arquitectura. Es fundamental en el proceso el estudio de las desviaciones y el implementar medidas correctoras, ya que de nada serviría plantear un presupuesto si luego no hay seguimiento.

Poco a poco y en posteriores capítulos iremos desgranando cada uno de estos pasos, haciendo especial mención a la elaboración de presupuestos y a la contabilidad.

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CAPÍTULO II.- EL BENEFICIO. Ese concepto tan deseado.

CAPÍTULO III.- LOS COSTES. Aquello que debemos ajustar.

CAPÍTULO V.- PRIMER EJERCICIO. ¿Qué tipo de arquitecto eres?

CAPÍTULO VI.- LA CONTABILIDAD. Parte fundamental de la administración de un estudio.

CAPÍTULO VII.- EL UMBRAL DE MANTENIMIENTO DE LA ACTIVIDAD.

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Autor y propiedad intelectual:

Rodrigo Asensio Pérez, arquitecto, urbanista, maestro en conservación y restauración del patrimonio arquitectónico y urbano

Contacto:

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