CAPÍTULO VI

LA CONTABILIDAD. Parte fundamental de la administración de un estudio.

Recordemos cómo en el CAPÍTULO IV, donde se exponía el método para administrar un estudio de arquitectura, considerábamos la CONTABILIDAD como la herramienta principal para recabar todos los datos fiables de nuestra actividad. Y así es cómo en el ideograma, basado en el círculo de Deming, la CONTABILIDAD aparecía unida al concepto de REALIDAD.

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Pero ¿qué entendemos por CONTABILIDAD?

La técnica que enseña a clasificar y registrar todas las transacciones de un negocio o empresa (en nuestro caso, estudio de arquitectura) para proporcionar informes que sirven de base para la toma de decisiones sobre la actividad (administrar).

A la hora de llevar una CONTABILIDAD podemos complicarnos todo lo que queramos. Si nuestro estudio es grande, lo normal será llevar una CONTABILIDAD financiera. Si por el contrario nuestro estudio es pequeño podremos llevar como método contable la CONTABILIDAD de caja, más sencillo y con nueva vigencia desde que en febrero de 2004 se aprobara una modificación de la normativa, dándole validez oficial a muchas pymes, incluso a las que tenían forma jurídica de sociedad*.

*REAL DECRETO 296/2004, de 20 de febrero, por el que se aprueba el régimen simplificado de la contabilidad.

No os preocupéis que no vamos a “meternos en esos huertos”. Para ello seria necesario dedicarle bastante tiempo y estudio. De lo que se trata, aquí y ahora, es de tener una noción de cómo se lleva a cabo una contabilidad básica para poder tomar decisiones en aras de administrar mejor nuestro estudio.

A continuación explicaré cómo llevo a cabo una contabilidad básica en mi estudio a partir de los libros de IVA. Dichos libros recogen una información parecida a los libros de caja, distinguiendo de estos la información necesaria para realizar la declaración del IVA.

Durante el trimestre voy clasificando las facturas que emito y las que recibo en dos bandejas diferentes.

Voy dejando los documentos según van llegando; ya que así los tendré ordenados por fecha cuando me toque puntearlos. Al final del trimestre, unos días antes de hacer la declaración trimestral, recojo los documentos anteriormente clasificados y procedo a contabilizarlos en soporte informático. 

En una PRIMERA HOJA excel apunto mis ingresos, basados en facturas con su iva devengado y sus retenciones (cuando proceda), junto a la fecha de emisión de la factura, los datos que crea convenientes del cliente, el número de la factura, el concepto y el importe con su iva y su retención . El aspecto de la tabla es como la que a continuación se reproduce.

IVA repercutido

Link para descarga del cuadro:IVA repercutido

En una SEGUNDA HOJA excel apunto los costes ordenados por fecha de emisión, junto con el emisor (y los datos que de él considere oportunos), el número de factura, el concepto y el importe (en la columna que corresponda según sea un gasto con iva, sin iva o financiero)

IVA soportado

Link para descarga del cuadro: IVA soportado

Una vez que hemos realizado este trabajo ya hemos cumplido con parte de la finalidad de llevar una contabilidad, la de registrar todas las transacciones del estudio. Ahora nos faltaría clasificar dicha información para facilitarnos la elaboración de informes que nos sirvan para la toma de decisiones sobre nuestra actividad.

De la primera hoja (la de los ingresos) podríamos clasificarlos según tipo de trabajo realizado y así podríamos saber qué porcentaje del total corresponde a cada tipo de actividad.

Para esta clasificación dependerá qué tipo de estudio tienes. En mi caso suelo clasificar dichas entradas en: Obra Nueva, Reformas y rehabilitaciones, Derribos, Urbanismo, Informes y Tasaciones,… y luego saco el porcentaje del total a que corresponde cada actividad.

De la segunda hoja (la de los costes) deberemos clasificarlos según el tipo de coste, ya sean fijos (directos e indirectos) y variables. Y después cada uno de ellos en conceptos diferenciados según creamos oportuno.

En mi pequeño estudio tengo diferenciados dentro de los costes variables: Colaboradores y calculistas / Viajes y desplazamientos / Mantenimiento del vehículo / Informática / Fungibles / ASEMAS DRO´s / gastos colegiales (no cuotas).

Dentro de los costes fijos directos distingo entre: Sueldo del único arquitecto del estudio (o sea yo) / Seguridad social del único arquitecto del estudio (o sea yo) / Gastos de publicdad, Marketing y Relaciones Públicas.

Como costes fijos indirectos distingo entre: Telecomunicaciones / Formación / ASEMAS cuota trimestral / Colegio Oficial cuota trimestral / Asesor fiscal / Servicio mensajería / Gastos financieros / Cuota Oficina.

Todo ello lo ponemos en una única hoja junto con las cuotas de amortización, las retenciones sufridas y realizadas y los impuestos a la actividad y tenemos un informe básico trimestral del funcionamiento de nuestro estudio. El aspecto de la tabla es como el que a continuación se reproduce:

Resumen Contabilidad

Link para descarga del cuadro: Resumen Contabilidad

En el próximo artículo explicaré como a partir de cuatro tablas como ésta (una por cada trimestre del año en curso) podemos elaborar un presupuesto para el año siguiente y así una vez elaborado el presupuesto haciendo un seguimiento del mismo, un control y planteando correcciones podremos llevar a cabo una administración eficaz de cada uno de nuestros estudios.

GLOSARIO.-

Costes variables.- Aquellos que están asociados a la actividad del estudio. Si la actividad del estudio es nula estos costes deberán ser nulos y a mayor actividad dichos costes los veremos incrementados. Dentro de estos costes tendremos los derechos de visado, los DRO´s de ASEMAS, los colaboradores y calculistas, los gastos de visitas a obras, gastos de fungibles y reprografía,…

Costes fijos.- Son los que permanencen incluso cuando falta el trabajo.

Dentro de los costes fijos distinguiremos los costes fijos indirectos o gastos generales que son los destinados a sostener nuestra actividad; como las cuotas trimestrales de ASEMAS o de nuestro Colegio Profesional, el asesor fiscal, el alquiler de la oficina, las telecomunicaciones, la mensajería,…

Por otro lado estarían los costes fijos directos que son los que se destinan directamente a la producción del servicio, como son los sueldos y sus gastos de seguridad social o los gastos de generación de negocio.

ARTÍCULOS RELACIONADOS

CAPÍTULO I.- LOS ARQUITECTOS Y EL DINERO. O la banalización de un sector.

CAPÍTULO II.- EL BENEFICIO. Ese concepto tan deseado.

CAPÍTULO III.- LOS COSTES. Aquello que debemos ajustar.

CAPÍTULO IV.-  ADMINISTRAR UN ESTUDIO. El método.

CAPÍTULO V.- PRIMER EJERCICIO. ¿Qué tipo de arquitecto eres?

CAPÍTULO VII.- EL UMBRAL DE MANTENIMIENTO DE LA ACTIVIDAD.

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Autor y propiedad intelectual:

Rodrigo Asensio Pérez, arquitecto, urbanista, maestro en conservación y restauración del patrimonio arquitectónico y urbano

Contacto:

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@rodrigoasensiop

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8 comentarios en “CAPÍTULO VI

  1. ¡Gracias Rodrigo!… Lección importantísima que se debería impartir desde la ESO. Importantísimo lo de no confundir en mini-pimes el beneficio del estudio con el sueldo de los socios-trabajadores: además de crearse uno su propio puesto de trabajo también querrá comer, digo yo.

    1. Como bien dices Tita, no hay que confundir el sueldo del único empleado de tu empresa uni-personal con el beneficio que ha de obtener la empresa a final de año. Ya que con dicho beneficio la empresa debería reinvertir capital y repartir dividendos.
      Si no se hace así acabas poniendo dinero de tu bolsillo para el mantenimiento de la actividad.

    1. Estimado Miguel
      La contabilidad es la herramienta básica para la administración de cualquier negocio o empresa, ya que con ella puedes obtener informes sobre el estado de tu negocio y plantear medidas correctoras en función de tu posición con respecto al presupuesto anual.
      Bajo mi punto de vista: IMPRESCINDIBLE.

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